Confidentialité

Ce que nous savons de vous, pourquoi nous le savons, et comment le faire effacer. Écrit pour être lu, pas pour être signé sans lire.

Ce que nous collectons

• Votre nom et votre adresse email, pour créer le rendez-vous et vous envoyer la confirmation.
• Votre numéro de téléphone, seulement si vous le renseignez, pour vous joindre en cas d'imprévu.
• La date, l'heure et le fuseau horaire du créneau choisi.
• Des données techniques de connexion : adresse IP, page demandée, date et heure, type de navigateur. Elles servent à diagnostiquer une panne et à repérer un abus, rien d'autre.

Aucun cookie publicitaire, aucun traceur, aucune revente de données, jamais. Nous ne mesurons pas votre navigation et nous ne construisons aucun profil. Le seul cookie que nous posons sert à garder notre équipe connectée à son espace de travail : il ne vous concerne pas si vous réservez simplement un rendez-vous.

Qui traite ces données

• Notre serveur. Les rendez-vous sont stockés sur notre propre serveur, loué chez un hébergeur européen. Ils ne transitent par aucune plateforme de réservation tierce.
• Google Calendar. Si votre interlocuteur a connecté son agenda, le rendez-vous y est inscrit avec votre nom et votre email, pour bloquer le créneau. La visioconférence, elle, se tient dans notre propre salle : la vidéo et le son passent directement entre vos deux navigateurs.
• Notre prestataire d'envoi d'emails (Brevo, société française). Il reçoit votre adresse et le contenu de la confirmation, uniquement pour la poster. Il ne s'en sert pour rien d'autre.
• Notre prestataire de transcription (Google Gemini). Si un rendez-vous est enregistré, le son est transcrit puis résumé pour nos notes internes. La salle vous le dit avant que ça commence, et vous pouvez le refuser sur place. L'audio est supprimé dès que le texte est écrit, la vidéo n'est jamais conservée.
• Notre messagerie interne (Telegram). Quand vous réservez, une notification part vers la conversation privée de notre équipe. Elle contient votre nom, votre email, votre téléphone si vous l'avez donné, et l'heure du rendez-vous. C'est ce qui nous permet de réagir tout de suite, sans surveiller une boîte mail.
• Notre prestataire de SMS (Twilio). Uniquement si vous avez donné un numéro et que le rappel par SMS est activé pour votre type de rendez-vous. Il reçoit votre numéro et le texte du rappel, pour le poster.
• Notre outil de suivi commercial (HubSpot). Votre nom, votre email et le compte rendu du rendez-vous y sont enregistrés pour assurer le suivi de la relation. Aucune donnée n'est utilisée pour du ciblage publicitaire.

Où sont vos données, et ce qui sort de l'Union européenne

Le serveur qui héberge les rendez-vous est loué chez un hébergeur européen, en Allemagne. La visioconférence se tient dans notre propre salle : la vidéo et le son passent directement entre les navigateurs et ne sont stockés nulle part.

En revanche, plusieurs des prestataires ci-dessus sont établis hors de l'Union européenne, et une partie de vos données y transite : Google et HubSpot et Twilio aux États-Unis, Telegram aux Émirats arabes unis. Ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, publiées par chacun de ces prestataires.

Le serveur qui héberge cet outil est loué chez Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Allemagne), et la machine se trouve à Nuremberg. La société éditrice, elle, est établie en Belgique.

Nous le disons clairement plutôt que de le noyer : si ce point vous gêne, écrivez-nous avant de réserver, nous convenons d'un rendez-vous par téléphone sans passer par ces outils.

Durée de conservation

• Le rendez-vous et son compte rendu : conservés tant qu'ils servent au suivi de la relation, puis supprimés.
• L'enregistrement audio : supprimé dès que la transcription est écrite, et au plus tard 30 jours après le rendez-vous. La vidéo n'est jamais enregistrée.
• Les copies de sauvegarde : chiffrées, gardées 21 jours, puis effacées automatiquement. Une donnée supprimée à votre demande disparaît donc aussi des sauvegardes au bout de 21 jours au plus.
• Les données techniques de connexion : conservées par rotation, sur un volume limité, soit quelques semaines tout au plus.

Vous pouvez demander la suppression à tout moment : elle est appliquée sous 30 jours.

Comment vos données sont protégées

• Tout passe par une connexion chiffrée. Le site n'est accessible qu'en HTTPS.
• Les copies de sauvegarde sont chiffrées avant d'être écrites sur le disque.
• Les mots de passe de notre équipe ne sont jamais stockés en clair, seulement leur empreinte.
• Chaque membre de l'équipe ne voit que les types de rendez-vous qui lui sont ouverts. Ce cloisonnement est appliqué par le serveur, pas seulement masqué à l'écran.
• Une surveillance automatique vérifie chaque jour que les sauvegardes existent et qu'elles ne sont pas vides.

Pourquoi nous avons le droit de traiter ces données

• Organiser le rendez-vous que vous demandez : nom, email, téléphone, créneau. Sans ces informations, il n'y a pas de rendez-vous possible.
• Notre intérêt légitime à faire fonctionner et à protéger le service : notifications internes, suivi commercial, données techniques de connexion, sauvegardes.
• Votre accord, donné sur place et révocable : l'enregistrement d'un rendez-vous et sa transcription. La salle vous le demande avant de commencer, et un refus n'empêche pas le rendez-vous.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'export, la limitation ou la suppression de vos données, et vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, en écrivant à contact@secretar-ia.be. Nous répondons sous 30 jours. Le lien reçu par email vous permet aussi d'annuler votre rendez-vous vous même, ce qui libère le créneau immédiatement.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir l'autorité de protection des données de votre pays. En Belgique, c'est l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles. En France, la CNIL.

Conditions d'utilisation

Objet

Cet outil sert à réserver un créneau avec notre équipe. La réservation est gratuite et ne vous engage à aucun achat.

Ce que nous nous engageons à faire

• Tenir le créneau réservé, ou vous prévenir dès que possible si nous devons le déplacer.
• Vous envoyer par email le lien de la visio et le lien pour gérer votre rendez-vous.
• Libérer le créneau immédiatement si vous annulez.

Ce que nous vous demandons

• Utiliser une adresse email valide et qui vous appartient.
• Prévenir si vous ne pouvez pas venir. Le lien d'annulation est dans votre email de confirmation.
• Ne pas réserver de créneaux en masse ni automatiser des réservations sans notre accord.

Nous pouvons annuler une réservation manifestement abusive ou frauduleuse, sans préavis.

Responsabilité

Le contenu échangé pendant un rendez-vous est fourni à titre d'information. Il ne constitue pas une garantie de résultat commercial. Nous ne sommes pas responsables d'une indisponibilité passagère due à un service tiers, par exemple votre fournisseur d'accès ou votre navigateur.

Droit applicable

Ces conditions sont régies par le droit belge, siège de la société éditrice. Un litige se règle d'abord à l'amiable, par email. À défaut d'accord, les tribunaux de l'arrondissement du siège social sont compétents.

Support

Un rendez-vous qui coince, un email qui n'arrive pas, un créneau qui refuse de s'afficher. Écrivez, une vraie personne lit.

Écrire à contact@secretar-ia.be

Réponse sous un jour ouvré. Donnez la date du rendez-vous concerné dans votre message, ça nous évite un aller retour.

Ce qu'on nous demande le plus

Je n'ai pas reçu l'email de confirmation.
Regardez dans les indésirables, et dans l'onglet Promotions si vous êtes chez Gmail. Toujours rien ? Écrivez nous, on vous renvoie le lien tout de suite : votre rendez-vous, lui, est bien pris.

Je veux changer d'horaire.
Le lien reçu par email ouvre une page où vous replanifiez ou annulez vous même, sans avoir à nous écrire. Le créneau libéré repart aussitôt à quelqu'un d'autre.

Aucun créneau ne s'affiche.
L'agenda est sûrement complet sur la période visible. Avancez d'une semaine ou deux, ou écrivez nous et on vous ouvre un créneau à la main.

Éditeur

IMS ADVISOR SRL, société de droit belge, numéro d'entreprise BE0777519435, exploitant l'activité SecretarIA.
Rue des Herbières 80B, 7333 Tertre, Belgique.
Contact : contact@secretar-ia.be

Hébergeur : Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Allemagne.

Privacy

What we know about you, why we know it, and how to have it erased. Written to be read, not to be signed unread.

What we collect

• Your name and email address, to create the appointment and send you the confirmation.
• Your phone number, to reach you if something changes on the day.
• The date, time and time zone of the slot you picked.
• Your company name, and the answers you give in the short preparation form, if you fill it in. Both are optional and both exist only to make the call shorter.
• Technical connection data: IP address, page requested, date and time, browser type. They are there to diagnose a fault and to spot abuse, nothing else.

No advertising cookies, no trackers, no data resold, ever. We do not measure your browsing and we build no profile of you. The only cookie we set keeps our own team signed in to their workspace: it does not concern you if you are simply booking a call.

Who handles this data

• Our own server. Appointments are stored on our own server, rented from a European host. They pass through no third party booking platform.
• Google Calendar. If the person you are meeting has connected their calendar, the appointment is written there with your name and email, to hold the slot. The video call itself happens in our own room: picture and sound travel directly between the two browsers.
• Our email provider (Brevo, a French company). It receives your address and the content of the confirmation, only to post it. It uses them for nothing else.
• Our transcription provider (Google Gemini). If a call is recorded, the sound is transcribed and summarised for our internal notes. The room tells you before it starts and you can refuse on the spot. The audio is deleted as soon as the text is written, and the video is never kept.
• Our internal messaging (Telegram). When you book, a notification goes to our team's private conversation with your name, email, phone number and the time of the call. That is what lets us react straight away instead of watching an inbox.
• Our SMS provider (Twilio), only where an SMS reminder is switched on for your appointment type. It receives your number and the text of the reminder, to post it.
• Our sales follow up tool (HubSpot). Your name, email and the notes from the call are recorded there to follow the relationship. Nothing is used for advertising targeting.

Where your data sits, and what leaves the European Union

The server holding the appointments is rented from Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany, and the machine itself is in Nuremberg. The video call is held in our own room and is stored nowhere.

Several of the providers above are established outside the European Union, and part of your data travels there: Google, HubSpot and Twilio in the United States, Telegram in the United Arab Emirates. Those transfers rely on the European Commission's standard contractual clauses, published by each of these providers.

We say this plainly rather than bury it: if that bothers you, write to us before booking and we will arrange a plain phone call instead.

How long we keep it

• The appointment and its notes: kept while they serve the relationship, then deleted.
• The audio recording: deleted as soon as the transcript is written, and in any case within 30 days of the call. Video is never recorded.
• Backups: encrypted, kept 21 days, then wiped automatically. Data deleted at your request therefore leaves the backups within 21 days at most.
• Technical connection data: kept on rotation, on a limited volume, so a few weeks at most.

You can ask for deletion at any time. It is applied within 30 days.

How your data is protected

• Everything travels over an encrypted connection. The site is reachable over HTTPS only.
• Backups are encrypted before they are written to disk.
• Our team's passwords are never stored in the clear, only their fingerprint.
• Each team member sees only the appointment types opened to them. That separation is enforced by the server, not merely hidden on screen.
• An automatic watch checks every day that the backups exist and are not empty.

Why we are allowed to handle this data

• To arrange the appointment you asked for: name, email, phone, slot. Without them there is no appointment.
• Our legitimate interest in running and protecting the service: internal notifications, sales follow up, technical connection data, backups.
• Your consent, given on the spot and revocable: recording a call and transcribing it. The room asks before it starts, and refusing does not cancel the meeting.

Your rights

You can ask for access, correction, export, restriction or deletion of your data, and object to any processing based on our legitimate interest, by writing to hello@exoduslabsai.com. We answer within 30 days. The link in your confirmation email also lets you cancel the appointment yourself, which frees the slot immediately.

If our answer does not satisfy you, you can complain to the data protection authority of your own country.

Terms of use

What this is for

This tool books a slot with our team. Booking is free and commits you to no purchase.

What we undertake to do

• Keep the slot you booked, or tell you as early as we can if we have to move it.
• Email you the video link and the link to manage your appointment.
• Free the slot immediately if you cancel.

What we ask of you

• Use a valid email address that belongs to you.
• Tell us if you cannot make it. The cancellation link is in your confirmation email.
• Do not book slots in bulk or automate bookings without our agreement.

We may cancel a booking that is plainly abusive or fraudulent, without notice.

Responsibility

What is discussed during a call is given for information. It is not a guarantee of a commercial result. We are not responsible for a passing outage caused by a third party service, your internet provider or your browser.

Terms of an engagement

These terms cover the booking tool only. Where work is engaged, its scope, its price, the governing law and the competent forum are stated in the order form and agreed with you before you sign, rather than imposed by a website. The full terms of business are on exoduslabsai.com/terms.

Support

An appointment stuck, an email that never arrived, a slot that refuses to show. Write, and a real person reads it.

Write to hello@exoduslabsai.com

Answered within one working day. Give the date of the appointment in your message, it saves a round trip.

What we get asked most

I did not get the confirmation email.
Look in your junk folder, and in the Promotions tab if you are on Gmail. Still nothing? Write to us and we resend the link straight away. Your appointment itself is safely booked.

I want to change the time.
The link in your email opens a page where you reschedule or cancel yourself, with nothing to write. The slot you free goes straight back to someone else.

No slots are showing.
The diary is most likely full over the visible period. Move forward a week or two, or write to us and we will open a slot by hand.

Who runs this service

This booking tool is operated by Exodus Labs AI. The full legal identity of the contracting entity, its registration details and its registered address are stated on every proposal, order form and invoice we issue, and are available on request from hello@exoduslabsai.com.

Host: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany.